عبور از حضورمحوری و تاکید بر عملکرد در ادارات برای کاهش ناترازی انرژی

به گزارش اقتصاد معاصر؛ سید حسن مهدوی فر،کارشناس ارشد مسائل مدیریتی و حکمرانی طی یادداشتی درباره ناترازی انرژی نوشت: در روزهایی که کشور با ناترازی انرژی، محدودیت منابع آب، افزایش هزینه‌های اداری و ضرورت ارتقای بهره‌وری مواجه است، شاید یکی از ساده‌ترین پرسش‌هایی که باید پیش روی دولت قرار گیرد این باشد: آیا واقعاً لازم است همه کارکنان دولت، همه روزها و تمام ساعات اداری، در محل کار حاضر باشند؟

این پرسش، دعوت به تعطیلی ادارات یا کاهش خدمت‌رسانی نیست؛ بلکه دعوت به بازنگری در یک الگوی قدیمی مدیریتی است؛ الگویی که گاهی «حضور فیزیکی» را با «کار مفید» یکی می‌گیرد.

وقت آن رسیده است «حضور» جای خود را به «خروجی» بدهد

در بسیاری از فعالیت‌های کارشناسی، اداری، مطالعاتی، برنامه‌ریزی، مکاتبات، تحلیل داده، تهیه گزارش و بخشی از خدمات پشتیبان، الزام به حضور فیزیکی کارکنان در تمام روزهای هفته، ضرورت فنی ندارد.

اگر فناوری و سامانه‌های الکترونیکی امکان انجام کار را از خارج ساختمان اداری فراهم کرده‌اند، چرا باید همچنان ساختمان‌های بزرگ دولتی را در تمام ساعات روز با حداکثر ظرفیت روشن، گرم یا سرد و فعال نگه داشت؟

مسئله اصلی البته «دورکاری» به معنای عام آن نیست؛ دورکاری هدفمند و قابل سنجش است.

در این مدل، مدیر به جای آنکه صرفاً بپرسد «کارمند امروز سر کار آمده یا نه»، باید بداند چه میزان کار با چه کیفیتی، در چه زمانی و با چه هزینه‌ای انجام شده است.این همان تغییری است که نظام اداری کشور بیش از هر زمان دیگری به آن نیاز دارد: عبور از مدیریت حضورمحور به مدیریت عملکردمحور.

بحث دورکاری را نباید فقط از زاویه رفاه کارکنان یا کاهش رفت‌وآمد دید.

اجرای حساب‌شده این سیاست می‌تواند هم‌زمان چند هدف را دنبال کند: کاهش مصرف برق و گاز در ساختمان‌های اداری، کاهش مصرف آب، کاهش سوخت و تردد شهری، کاهش هزینه‌های نگهداری ساختمان‌ها، کاهش فشار بر شبکه حمل‌ونقل و مهم‌تر از همه، آزادسازی بخشی از زمان نیروی انسانی.

حتی اگر صرفه‌جویی هر ساختمان یا هر دستگاه محدود باشد، در مقیاس کل نظام اداری، نتیجه می‌تواند قابل توجه باشد.بنابراین، دورکاری هدفمند باید از یک تصمیم مقطعی در روزهای بحران انرژی به یک ابزار دائمی مدیریت مصرف و بهره‌وری تبدیل شود.

لذا یک پیشنهاد مشخص برای رئیس‌جمهور محترم ارایه می نمایم :دولت می‌تواند با ابلاغ یک برنامه ملی، از دستگاه‌های اجرایی بخواهد در یک بازه زمانی مشخص، تمام فرایندهای اداری خود را از نظر «ضرورت حضور فیزیکی» طبقه‌بندی کنند.

خروجی این ارزیابی می‌تواند سه گروه روشن باشد:
الف) مشاغل کاملاً حضوری: فعالیت‌هایی که ماهیت آنها به حضور فیزیکی وابسته است.
ب) مشاغل ترکیبی: فعالیت‌هایی که بخشی از زمان نیازمند حضور و بخشی قابل انجام به شکل دورکاری است.
ج) مشاغل قابل دورکاری: فعالیت‌هایی که بدون کاهش کیفیت و پاسخگویی می‌توانند خارج از ساختمان اداری انجام شوند.
سپس برای هر گروه باید شاخص عملکرد مشخص شود و دستگاه‌ها موظف باشند نتیجه را با معیارهای قابل اندازه‌گیری گزارش کنند.

حتی می‌توان این سیاست را با چند دستگاه پرجمعیت و ساختمان‌های پرمصرف به‌صورت آزمایشی آغاز کرد.
قبل از اجرای طرح، میزان مصرف برق، آب، گاز، سوخت، هزینه‌های پشتیبانی و میزان خروجی کاری ثبت شود. پس از چند ماه، همان شاخص‌ها دوباره اندازه‌گیری شوند.
آن زمان مشخص خواهد شد که دورکاری هدفمند صرفاً یک شعار است یا واقعاً می‌تواند هزینه اداره کشور را کاهش و بهره‌وری را افزایش دهد.
این همان جایی است که مدیریت علمی باید جای حدس و گمان را بگیرد.

البته نباید از آن سوی بام افتاد. دورکاری بدون زیرساخت، بدون شاخص ارزیابی، بدون امنیت اطلاعات و بدون پاسخگویی، ممکن است به کاهش بهره‌وری منجر شود.

بنابراین، راهکار، «دورکاری بدون ضابطه» نیست؛ بلکه دورکاری هوشمند، محدود به مشاغل مناسب، مبتنی بر عملکرد و همراه با نظارت هوشمند است.همچنین نباید هزینه‌های سازمان صرفاً به کارکنان منتقل شود یا کیفیت خدمات عمومی کاهش یابد.

اگر دولت از مردم انتظار دارد در مصرف آب و انرژی صرفه‌جویی کنند، نظام اداری نیز باید پیشگام باشد.اگر از بخش خصوصی انتظار افزایش بهره‌وری داریم، دستگاه‌های دولتی نیز باید خود را در معرض سنجش بهره‌وری قرار دهند.و اگر از «دولت هوشمند» سخن می‌گوییم، باید بخشی از الگوی سنتی اداره‌کردن کشور نیز هوشمند شود.تلنگر این یادداشت به رئیس‌جمهور، سازمان اداری و استخدامی، سازمان برنامه و بودجه و سایر دستگاه‌های مسئول این است: اکنون زمان آن رسیده که موضوع دورکاری از تصمیم‌های مقطعی و اضطراری خارج و به یک پروژه ملی برای افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌های اداری و مدیریت مصرف آب و انرژی تبدیل شود
سؤال دیگر نباید این باشد که «چند نفر امروز پشت میزهای ادارات نشسته‌اند؟»

سؤال باید این باشد:

چه میزان کار مفید انجام شده، با چه کیفیتی، با چه هزینه‌ای و با چه میزان مصرف انرژی و آب؟

اگر پاسخ این سؤال مبنای مدیریت نظام اداری قرار گیرد، شاید دورکاری فقط یک روش جدید کارکردن نباشد؛ بلکه آغاز اصلاحی جدی در فرهنگ مدیریت و بهره‌وری کشور باشد./ تسنیم